MS Teams Bots: El futuro de HRMS (Guía definitiva -2023) | por Avinash | ene, 2023

El departamento de RRHH es una parte vital de cualquier empresa. Es responsable de contratar nuevos empleados, administrar los archivos de los empleados y garantizar que todos los empleados reciban un trato justo siguiendo las políticas de la empresa. El departamento de recursos humanos también supervisa los programas de compensación y beneficios y, a menudo, desarrolla programas de capacitación para los empleados.

Además, el departamento de recursos humanos es a menudo responsable de

  1. Reclutamiento de nuevos empleados
  2. personal de formación
  3. Manejo de disputas de empleados

En definitiva, el departamento de RRHH se encarga de todo lo que tiene que ver con los empleados, desde la contratación hasta el despido. Por lo tanto, el departamento de recursos humanos debe estar bien organizado y ser eficiente. Un pequeño error en el departamento de RRHH puede derivar en grandes problemas para una empresa.

Los expertos en recursos humanos de todo el mundo buscan continuamente el compromiso y la productividad de los empleados. A medida que más empresas adoptan una estrategia de trabajo remota o híbrida, enfrentan nuevos desafíos. Los sistemas de comunicación en línea como Slack y Microsoft Teams son fundamentales en el mundo en constante cambio de la gestión de recursos humanos.

Microsoft Teams es una de las herramientas organizativas más utilizadas, gracias a su amplio conjunto de funciones y opciones de comunicación.

MS Teams es la mejor herramienta de colaboración para profesionales remotos y en la oficina, gracias a las aplicaciones desarrolladas por Microsoft y una gran cantidad de aplicaciones de terceros. No sorprende, entonces, que Microsoft Teams haya sido recibido con los brazos abiertos por empresas de todo el mundo.

Los equipos de recursos humanos crean con frecuencia nuevos canales para tareas, programas o conferencias particulares y les conectan los documentos, notas y software apropiados. Por ejemplo, podría haber un canal para revisar la política, un canal para organizar eventos y celebraciones comerciales y un canal distinto para el reclutamiento.

Los departamentos de recursos humanos a menudo utilizan canales en toda la empresa para transmitir información vital a la fuerza laboral. Estos incluyen cambios en la política de licencias o vacaciones, datos de seguros corporativos, promociones, etc. En lugar de largas conversaciones por correo electrónico que con frecuencia se pasan por alto, los canales son una técnica eficiente para entregar información rápidamente. Las actualizaciones del blog o sitio web corporativo también se pueden transmitir directamente a los canales de Teams. Con equipos remotos dispersos en varias zonas horarias, Microsoft Teams ha demostrado ser una excelente herramienta para impulsar el compromiso de los empleados.

  • Proceso de reclutamiento
  • Eficiencia operativa reducida
  • Adaptarse a los cambios
  • Funcionamiento efectivo del trabajo remoto
  • Crear un ambiente de trabajo positivo
  • Gestión del cambio
  • Medición de la eficacia de los recursos humanos
  • Programas de formación para empleados
  • Retención de Empleados
  • Evaluación del desempeño

Bots de MS Teams: enfoques innovadores para lugares de trabajo innovadores

Los departamentos de recursos humanos pueden usar la tecnología para ayudarlos a hacer frente a las transiciones en el lugar de trabajo. Los bots pueden automatizar tareas mundanas que realiza el equipo de recursos humanos, lo que aumenta su eficiencia.

Los beneficios de utilizar bots conversacionales para los equipos de recursos humanos son significativos, particularmente considerando las limitaciones que enfrentan estos equipos ahora.

MS Teams Bots puede ayudar significativamente a los equipos en una variedad de tareas al mismo tiempo que mejora el rendimiento corporativo. Los chatbots optimizados, por otro lado, garantizan que los clientes tengan una experiencia positiva y estén satisfechos. Un bot bien construido puede aumentar la productividad como ninguna otra herramienta en su negocio en múltiples sectores como Soporte de TI, y Servicio de mesa, y como una excelente herramienta para apoyo en el lugar de trabajo.

Pueden ayudar con las transiciones y responder preguntas frecuentes y frecuentes sobre reglas y procedimientos corporativos, comenzando con los procesos de contratación e incorporación. Los empleados pueden beneficiarse de las instrucciones paso a paso para sus inscripciones y la obtención de información, estadísticas o evaluaciones que pueden enviarse a Recursos Humanos, analizarse o sondearse.

Los bots están transformando la forma en que funcionan los departamentos de recursos humanos. La gestión de recursos humanos abarca más que solo las funciones administrativas y transaccionales de contratación, despido y administración de nómina. Los departamentos de recursos humanos ahora son más que eso; se han convertido en socios comerciales estratégicos, diseñadores de experiencias de empleados, constructores de marcas, comunicadores y aceleradores de gestión de cambios, entre otras cosas.

Como resultado, muchas organizaciones han recurrido a sistemas de automatización de reclutamiento e inteligencia artificial (IA) para ayudarlos a administrar su fuerza laboral de manera más eficiente. Los bots de MS Teams garantizan un alto retorno de la inversión.

En comparación con el personal de recursos humanos, pueden automatizar operaciones repetitivas en segundos en lugar de horas. También automatizan las interacciones entre recursos humanos y empleados a través de una variedad de canales. Si un empleado necesita ayuda con una política comercial o quiere solicitar una licencia, puede solicitar el bot y completarlo en minutos, ahorrándole tiempo a él y a usted.

Cuando los trabajadores solicitan capacitación o presentaciones, los bots aprovechan los datos obtenidos para hacer que estas actividades sean más atractivas y personalizadas, lo que da como resultado una experiencia de usuario superior. Los bots son muy eficientes ya que trabajan las 24 horas y no se toman vacaciones. Los empleados pueden utilizar estas plataformas en cualquier momento del día y no están restringidos a las horas de trabajo.

El personal de recursos humanos tiene una tarea difícil por delante. Son el corazón palpitante de la organización, mantienen la sangre en movimiento y aseguran que todo funcione bien. Sin embargo, la mayor parte de su tiempo lo pasan lidiando con actividades regulares y repetitivas que pueden ser manejadas por un bot para servicios de recursos humanos. Los gerentes de recursos humanos serían entonces libres de dedicar su tiempo a mantener motivado al personal e incluso abordar preocupaciones más importantes como la felicidad de los empleados y minimizar la rotación de empleados si un chatbot de IA se encargara de estas tediosas tareas.

Mientras que el personal de recursos humanos se ocupa de situaciones urgentes, el chatbot de recursos humanos puede ayudar a los miembros del equipo a comunicarse de manera más eficiente. Un bot puede producir un documento en segundos si un empleado lo desea. Por otro lado, un gerente tendría que buscarlo, lo que puede llevar varias horas. El tiempo adicional dedicado a buscar ese documento puede crear fricciones entre el empleado y la gerencia, que se reducen gracias al bot y al estrés del gerente que facilita un compromiso proactivo.

Veamos tres casos de uso comunes de HRM y cómo los bots de MS Teams pueden beneficiar a cada uno de ellos:

  • Reclutamiento
  • Asistencia a los trabajadores actuales
  • Automatización de tareas de RRHH

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Minimiza el tiempo y el costo de reclutamiento

Los bots se están volviendo cruciales para reducir la contratación y los gastos de personal al manejar aspectos como la selección de candidatos y reducir el costo y el tiempo que lleva adquirir un nuevo empleado. Dado que los bots tienen acceso a la base de conocimientos de la empresa, pueden responder de inmediato a las preguntas de los candidatos o a la información relacionada con el proceso, lo que aumenta la precisión y reduce los costos generales.

Mejora la experiencia del candidato

Los bots de MS Teams permiten a los reclutadores comunicarse con los candidatos al instante, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin perder tiempo en su día. Los candidatos tienen una experiencia favorable ya que reciben ayuda continua a lo largo de su proceso de selección. La experiencia del candidato sin duda mejorará si la empresa garantiza que el potencial empleado sea tratado con respeto y que se brinde la asistencia necesaria a los solicitantes.

Mejorar el proceso de incorporación

El método más excelente para que los reclutas se conozcan y aprendan a interactuar con éxito es a través de un proceso de incorporación sólido y bien planificado. El comienzo de una gran experiencia de empleado comienza con un programa integral de incorporación y actividades de inducción para nuevos trabajadores. Al usar los bots de MS Team como los chatbots de recursos humanos, los reclutadores pueden manejar la incorporación de manera más eficiente, incluso si tiene que hacerse de forma remota.

Mejora la reputación de la organización.

Invertir en aplicaciones de automatización y chatbot ahora se considera un paso progresivo que fortalece la reputación de toda la empresa. El uso de un chatbot de reclutamiento o recursos humanos para conectarse con los solicitantes aumenta la imagen general de la marca en muescas. Los chatbots responden a las preguntas de los solicitantes sobre capacitación laboral, puestos vacantes y otros temas, lo que demuestra cuánto aprecia la organización a sus futuros trabajadores y mejora la percepción del mercado de reclutamiento.

Proporciona una respuesta instantánea

Saber lo que piensan sus empleados es fundamental en cada situación, ya sea en el reclutamiento o en las actividades de los empleados. Es casi difícil saber cómo se sienten los candidatos sobre el proceso de contratación una vez que han sido contratados, y es mucho más difícil entender lo que cada persona de su empresa tiene que decir.

Candidatos y trabajadores han descubierto que usar chatbots para retroalimentar cualquier actividad en el negocio es más cómodo. Además, en comparación con proporcionar formularios para que completen sus empleados, recopilar comentarios se vuelve mucho más simple para los directores de recursos humanos. Los chatbots de MS Team HR pueden simplemente obtener información rápida e imparcial.

Automatiza el reclutamiento

Los expertos en recursos humanos pueden conectarse con el grupo de talentos, emparejar, filtrar y programar entrevistas para hacer coincidir los perfiles de los candidatos, la nómina y el software de contratación adecuado utilizando los chatbots de recursos humanos de MS Teams. Las tareas administrativas se pueden automatizar para ahorrar tiempo y esfuerzo, lo que permite que los expertos en recursos humanos se concentren en otras áreas que pueden necesitar más atención.

Solicitantes de mayor calidad.

Los equipos de reclutamiento deben mantener un alto nivel de calidad de los candidatos en todo momento. Al abordar las preguntas de los solicitantes y remitirlos al lugar correcto en el sitio de contratación, los bots simplifican la tarea de persuadir a los talentos de nivel A para que soliciten puestos vacantes.

Procedimientos de derivación fluidos

Los bots de recursos humanos de MS Teams pueden recordarle los puestos vacantes actuales y pedirle que recomiende a otros. Con avances en IA y aprendizaje automático, el potencial es ilimitado. Podría llegar un día en que los chatbots de recursos humanos se comuniquen con los trabajadores y les pidan que recomienden personas de su red que se consideren perfectas para un puesto determinado.

Permite trabajar desde cualquier lugar

El trabajo remoto se convirtió en la nueva normalidad en el lugar de trabajo cuando todo el mundo se aclimató a una nueva forma de vida como resultado de COVID-19. Los bots pueden conectarse con trabajadores distantes y ayudarlos a trabajar en un entorno menos estresante debido al soporte 24/7 que brindan a través de la información almacenada.

Soporte rápido y personalizado para empleados

Tanto los solicitantes de empleo como los empleados quieren respuestas rápidas. Por otro lado, Recursos Humanos no podrá responder a todas las consultas con prontitud. ¡Los bots de MS Team son extremadamente útiles en esta situación! Un solicitante potencial necesita respuestas inmediatas sobre la organización y el progreso de su solicitud. Con el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, los bots ahora pueden responder rápidamente a una amplia gama de consultas difíciles a través de preguntas frecuentes.

Preocupaciones sobre la confidencialidad de los empleados

Las discusiones de recursos humanos tienden a incluir información delicada y confidencial. Los departamentos de recursos humanos deben hacer un esfuerzo para garantizar un entorno seguro para sus trabajadores. Esto se puede hacer permitiendo a los trabajadores un control absoluto sobre sus datos. Cualquier información intercambiada con el bot permanece con el bot, asegurando que nadie más tenga acceso a esta información privada. Los bots de MS Team están constantemente activos y altamente personalizados, lo que permite a los profesionales de recursos humanos completar múltiples tareas complejas y objetivos competitivos sin problemas y de manera eficiente.

24 horas al día, 7 días a la semana

Los bots de recursos humanos hacen que los recursos humanos sean más accesibles para los trabajadores. Los departamentos de recursos humanos ahora pueden responder a las preguntas típicas en tiempo real, casi sin lugar a errores. Los empleados pueden hacer preguntas al chatbot sobre políticas estándar, saldos de licencias pagadas, planes de seguros corporativos, etc. Las preguntas complejas se pueden delegar inmediatamente al personal.

Está empoderando a su personal de recursos humanos al tener acceso a los mejores bots de recursos humanos, lo que les permite actuar y responder solo en situaciones críticas. Los bots son muy beneficiosos durante las primeras etapas de la gestión del cambio cuando las empresas están implementando cambios organizacionales, lo que puede generar una gran cantidad de consultas de los trabajadores en un período corto, que RR. HH. debe responder de inmediato para evitar que los problemas se intensifiquen.

Fortalece la cultura de la empresa.

Presionar a los empleados para que se desempeñen al máximo de su capacidad mientras se aseguran de que estén motivados y felices no es una tarea trivial para un gerente de recursos humanos. Si bien ha habido varios proyectos tecnológicos para desarrollar una atmósfera de trabajo estimulante, ninguno ha sido tan efectivo como un bot para recursos humanos. Un bot de compromiso de los empleados puede comunicarse con los empleados con más frecuencia y puede personalizar las interacciones a gran escala y, al mismo tiempo, ser rentable. También se pueden utilizar para obtener información sobre la satisfacción de los empleados. Cuando un gerente envía encuestas, es difícil para los empleados ser genuinos con lo que sienten. Sin embargo, el anonimato del chatbot permite una comunicación y un debate abiertos. Si ve un puntaje más bajo entre ciertos equipos, puede enfrentarlo e iniciar medidas para aumentar estas cifras con precisión.

Coaching y mentoring competente

La inversión en el crecimiento profesional de cualquier trabajador es el mayor intento de retorno de la inversión para las empresas de recursos humanos. Los bots de MS Teams diseñarán planes de aprendizaje y desarrollo personalizados para cada individuo. Lo hacen evaluando las competencias de los trabajadores y proporcionando cursos y módulos de los que los trabajadores pueden beneficiarse mientras sugieren mentores de los que pueden aprender.

Seguimiento de hojas fácilmente

Los empleados pueden utilizar el chatbot de recursos humanos para verificar el saldo de sus vacaciones pagadas y monitorear la asistencia. Incluso pueden solicitar la licencia directamente a través del bot de recursos humanos en lugar de ir al sitio de recursos humanos y completar un formulario. La vida de los empleados se hace más fácil, ya que pueden solicitar una licencia de inmediato a través de aplicaciones como Slack, MS Teams o WhatsApp, según dónde esté instalado el chatbot de recursos humanos.

Evaluación del desempeño anual

La revisión anual del desempeño es la tarea más onerosa para los recursos humanos. ¡Recursos humanos pasa días y meses realizando encuestas, solicitando a los trabajadores que envíen el cuestionario, emitiendo recordatorios, comunicando, consolidando y revisando la evaluación de desempeño! ¡No solo los datos son inadecuados la mayor parte del tiempo, sino que la eficiencia también es deficiente ya que el personal está ocupado llenando estos cuestionarios y formularios! ¡Aquí es donde los chatbots de recursos humanos pueden ayudar!

¡Pueden recopilar datos exactos de los trabajadores, ahorrando tiempo y, finalmente, resultando en una mayor productividad de la fuerza laboral y un personal de recursos humanos satisfecho!

Desarrollar más eficiencias operativas utilizando estadísticas en tiempo real

Un bot de MS Teams se puede utilizar para algo más que simplemente abordar las consultas de los empleados. Pueden recopilar datos del personal para tomar decisiones informadas y crear procedimientos más eficientes. Por ejemplo, un chatbot podría recopilar información en tiempo real para identificar qué tipo de consultas suelen hacer los trabajadores. Con esta información, RR.HH. puede evaluar qué es lo que va mal y tomar las medidas necesarias para remediar la situación.

Seguimiento de objetivos

Los departamentos de recursos humanos pueden utilizar los bots de MS Teams para monitorear el logro de objetivos para equipos y trabajadores individuales. Esto puede ser particularmente útil para las revisiones de desempeño.

Compromiso efectivo de los empleados.

El compromiso de los empleados es una prioridad para RRHH. El compromiso de los empleados es el lugar de trabajo que tiene como objetivo mejorar la visión de un empleado de la organización e invertir un interés genuino en los objetivos de la organización. Los equipos de recursos humanos trabajan arduamente para crear un ambiente de trabajo positivo para aumentar el compromiso y mejorar la experiencia de los empleados. Los chatbots de MS Teams juegan un gran papel aquí al brindar soporte continuo y atender los problemas de los empleados lo antes posible.

Los bots de MS Team pueden ayudar a los departamentos de recursos humanos y TI al disminuir la tensión de este personal sobrecargado. Sin embargo, los mejores bots deben ofrecer más que respuestas a preguntas frecuentes. También deben proporcionar soluciones que garanticen la flexibilidad, la personalización y la implementación rápida. Necesita un bot confiable que pueda hacer todo esto de manera efectiva y eficiente.

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