La guía de solicitud de compra definitiva para 2022

Las operaciones de adquisición de una empresa son cruciales para su éxito. Debe haber un método de compra establecido para satisfacer las necesidades de todas las divisiones. Después de todo, una empresa requiere un montón de cosas, desde materiales básicos hasta equipos de oficina.

En la mayoría de las organizaciones, a los trabajadores no se les permite iniciar órdenes de compra de forma independiente. Las solicitudes de compra se utilizan para este fin. Las empresas a veces piden a los gerentes que presenten solicitudes antes de finalizar los pedidos para reducir gastos innecesarios, malentendidos y la posibilidad de fraude.

Cada compra que hace la empresa, desde una cafetera para la sala de descanso hasta una computadora portátil para un nuevo empleado, primero debe ser aprobada por la división correspondiente. Los empleados pueden ir más allá o comprar artículos innecesarios, perjudicando las finanzas de la empresa.

Las solicitudes de compra evitan esto mediante el seguimiento de los gastos y la gestión del proceso de adquisición desde un punto de control central.




¿Qué hay en una solicitud de compra?

Las solicitudes de compra son documentos internos de una empresa creados por los empleados cuando necesitan comprar en nombre de la organización.

Una solicitud de compra es, muy simplemente, una orden oficial utilizada para informar a los gerentes de departamento o a los funcionarios de compras sobre la decisión de realizar una compra. Esto hace que el departamento de compras inicie el procedimiento de compra. El equipo de finanzas también usará este documento para coordinar los métodos de informes con el departamento de contabilidad.

¿Cómo es el proceso de solicitud de compra?

El proceso de solicitud de compra es una serie de pasos en los que el gerente revisa la solicitud, luego la aprueba y la envía a compras. Compras procesará su pedido y lo enviará al cumplimiento para que pueda recibir y usar su producto.

  • Para comenzar, debe ingresar una solicitud de compra a través del sistema de su empresa. Su gerente o líder de equipo puede revisar esta solicitud antes de aprobarla; sin embargo, no pueden agregar nada nuevo ni cambiar los precios en este formulario.
  • Una vez que lo hayan revisado y aprobado, enviarán toda la información relevante (incluidas las ediciones) a compras, donde un especialista en solicitudes aprobará previamente todos los artículos en función de los descuentos y la disponibilidad.
  • Después de la aprobación previa, los especialistas en adquisiciones comienzan a procesar los pedidos buscando proveedores que cumplan con los requisitos para cada artículo enumerado en cada solicitud antes de realizar un pedido con estos proveedores directamente por correo electrónico o fax.
  • Cuando los pedidos se procesan a través de estos canales con éxito sin mensajes de error de ninguna de las partes involucradas después de que hayan pasado tres días desde que se realizaron; las notificaciones de envío se envían por correo electrónico, seguidas de llamadas telefónicas.
  • Cuando los pedidos se envían desde un almacén, se realizan en lotes que pueden demorar entre uno y tres días, según la cantidad de artículos pedidos.

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¿Quién prepara las solicitudes de compra?

Todos los empleados pueden preparar una solicitud de compra. Sin embargo, es fundamental que los miembros del personal comprendan el proceso de compra y sigan los procedimientos al preparar una solicitud de compra. Esto asegurará que sus solicitudes se presenten a tiempo.

También es fundamental que todos los empleados conozcan la política de compras de su organización. La política de compras describe cómo se manejarán las compras dentro de su empresa y brinda orientación sobre las mejores prácticas con respecto a las actividades de adquisición, como la obtención de materiales de los proveedores, la adjudicación de contratos por servicios o bienes, la realización de pagos a los proveedores en función de las facturas recibidas, etc.

¿Cuál es el propósito principal de una solicitud de compra?

Una solicitud de compra es vital para optimizar los gastos y agilizar los procedimientos de gastos. Hay muchas razones por las que las empresas deberían adoptar el proceso de solicitud de compra en sus procedimientos de contratación. Veamos algunas razones en detalle:

Agilizar los trámites de compra.

La solicitud de compra ayuda a las organizaciones a optimizar el proceso de pedido de compra.

Con el proceso de solicitud de compra, las empresas pueden obtener visibilidad en tiempo real de los gastos y controlar los gastos. El uso de la solicitud de compra obliga a los empleados a seguir un procedimiento para presentar una solicitud. Enumerar toda la información y enviarla a los gerentes de compras ayuda a las organizaciones a enrutar todas las órdenes de compra a través de un equipo.

Las organizaciones simplifican aún más este proceso mediante el uso de flujos de trabajo de automatización de solicitudes de compra. Si no centraliza sus compras, entonces no hay forma de que sepa exactamente cuánto dinero gasta cada departamento en suministros a lo largo del año. Reducir el fraude de compras

Una solicitud de compra es un documento formal utilizado por el comprador para solicitar bienes o servicios del comprador. Es un documento legal que protege a ambas partes del fraude.

Por ejemplo, supongamos que el vendedor no proporciona lo solicitado en absoluto o no proporciona lo solicitado de manera aceptable (el producto enviado tiene defectos). En ese caso, el comprador puede demandar por daños y perjuicios y aún así recibir su dinero de vuelta de su cuenta bancaria, y el documento puede actuar como prueba.

Mejor comunicación

La comunicación es uno de los aspectos más importantes de un proceso de adquisición exitoso.

Las solicitudes de compra son la comunicación principal entre vendedores y proveedores, lo que garantiza que ambas partes entiendan claramente lo que deben hacer, cuándo deben hacerlo y cuánto costará.

Lo mismo ocurre con la comunicación dentro de su empresa: las solicitudes de compra aseguran que cada departamento conozca sus responsabilidades para comprar un producto o servicio y entregarlo a tiempo sin inconvenientes ni contratiempos.

Evite pedidos duplicados

Una solicitud de compra puede evitar pedidos duplicados. Usando un flujo de trabajo automatizado adecuado, antes de que el formulario de solicitud de compra sea aprobado, puede agregar controles para determinar si hay algún formulario duplicado en el sistema.

Preparación de un registro de auditoría

La creación de solicitudes de compra puede ayudar a su organización a realizar un seguimiento de todas las compras. Estos documentos pueden ser útiles en caso de auditorías o cualquier otro control legal.


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Pasos del proceso de solicitud de compra

Los pasos involucrados en el proceso de solicitud de compra pueden variar según las políticas de la empresa, pero echemos un vistazo al esquema básico del proceso.

Envío del formulario de solicitud de compra

El empleado completa y envía el formulario de solicitud de compra para su aprobación después de una investigación exhaustiva sobre los requisitos de compra. El empleado es responsable de incluir toda la información en la solicitud enviada, haciendo que el proceso de aprobación sea más accesible.

Aprobaciones – Gerente y departamento de compras

Después del envío, el formulario de solicitud de compra se somete a aprobación. Primero, el jefe del departamento/gerente aprueba la compra, lo que agrega peso a la solicitud de compra.

Después del gerente, la solicitud de compra se envía al departamento de compras. La gente del departamento de compras verifica el inventario para garantizar la legitimidad de la solicitud de compra. Después de verificar toda la información, los duplicados y otras verificaciones de cumplimiento, el departamento de compras aprueba la solicitud de compra.

Orden de compra creada

Una orden de compra es un documento oficial que declara su intención de comprar o vender un producto o servicio.

Una vez que se completan todas las verificaciones, el documento de solicitud de compra se convierte en una orden de compra que luego se envía al proveedor/vendedor.

Proceso de compra

Una vez que la orden de compra se pasa al proveedor, el proveedor debe entregar el producto dentro del plazo acordado, por lo que es vital verificar si se han entregado a tiempo. También es importante verificar si hay defectos o daños en la cantidad y calidad de sus productos.

El proveedor proporciona recibos y facturas después de la entrega de artículos.

Compensación de facturas

Una vez completada la entrega; el vendedor envía una factura.

Su empresa realizará una coincidencia de 3 vías para hacer coincidir las órdenes de compra, los recibos y las facturas para garantizar que no haya errores.

Una vez hecho esto, el siguiente paso es pagar al vendedor.


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Limitaciones del proceso de solicitud de compra manual

La mayoría de las solicitudes de compra todavía se manejan manualmente, con papel, correo electrónico y hojas de cálculo. Esto conduce al desperdicio de recursos a través de políticas ineficaces o inexistentes, incumplimiento y demoras innecesarias.

Algunas de las limitaciones de la solicitud de compra manual son

Aprobación compleja Proceso

El procedimiento de aprobación de la solicitud de compra es complejo, largo y tedioso. El proceso de solicitud de compra manual implica verificar y cotejar documentos antes de aprobar o rechazar la solicitud de compra, lo que consume mucho tiempo.

Por ejemplo, debe verificar la política de tarjeta de crédito de la empresa, los términos y condiciones de la factura y los términos y condiciones del cliente.

Cumplimiento mínimo

No hay cheques en el proceso de solicitud manual. El gerente o departamento de compras no puede realizar un seguimiento de cada solicitud de compra porque no existe una plataforma única para verlas. En tal escenario, garantizar el cumplimiento en toda la organización se vuelve difícil.

Susceptible de documentar pérdidas y errores

Las solicitudes de compra manuales son susceptibles de pérdida de documentos y errores. Los formularios de solicitud de compra en papel pasan por muchas paradas, algunas de las cuales pueden salirse del flujo debido a un mal manejo, errores, presentación incorrecta y más.

Además, la posibilidad de error es alta en los procesos manuales. Incluso cuando detecta el elemento y lo agrega como una excepción, no hay forma de que otros usuarios lo sepan sin verificar cada solicitud con la lista maestra (que no siempre está accesible).

Esto genera trabajo adicional para todos los involucrados en la aprobación de compras y aumenta el riesgo de que algo se escape.

Visibilidad limitada

Cuando no tiene un sistema para realizar un seguimiento de sus gastos, es difícil saber qué está pasando. Esto a veces puede conducir a malentendidos entre los miembros del equipo y la gerencia. Por ejemplo, ¿cómo sabrá si alguien ya aprobó un artículo pero no aprobó la cantidad?

Además, es posible que las personas no entiendan por qué se denegó una solicitud de compra o qué sucedió con su solicitud una vez que se envió. Esto puede generar confusión sobre qué artículos se compran y cuáles no, lo que conduce a un intercambio de ideas más innecesario entre los departamentos cuando necesitan información adicional o aclaración sobre algo que se compró anteriormente pero que aún no ha llegado ( o viceversa).


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¿Cómo automatizar su proceso de solicitud de compra utilizando flujos de trabajo?

Un flujo de trabajo de solicitud de compra puede ayudarlo a digitalizar y automatizar el proceso de solicitud de compra. Echemos un vistazo a cómo puede usar Nanonets para la automatización de solicitudes de compra con flujos de trabajo automatizados.

Mapear el proceso

El primer paso para automatizar su flujo de trabajo de solicitud de compra es trazar un mapa del proceso. Esto incluye identificar cada paso en su enfoque y determinar cuánto tiempo les toma a los empleados completar cada tarea.

Por ejemplo, si tiene un flujo de trabajo de solicitud de compra simple que incluye un solo paso de aprobación, el mapeo de esta parte del proceso puede llevar solo 5 minutos. Pero, si tiene varios pasos de aprobación que incluyen aprobaciones de diferentes departamentos o gerentes dentro de su organización (como finanzas y legal). En ese caso, el mapeo de esta parte de su flujo de trabajo se vuelve más importante.

Una vez que haya identificado todos los pasos en su proceso existente, determine si hay pasos innecesarios o flujos de trabajo ineficientes que se pueden simplificar o automatizar. También puede considerar agregar pasos adicionales a su proceso existente si hay áreas donde la información adicional sería útil para las partes interesadas involucradas en la aprobación de compras.

Seleccione un formato de formulario de solicitud de compra.

Cree un formulario digital para recopilar los detalles de la solicitud de compra de los empleados que lo solicitan. Puede usar Google Docs o Word para crear una plantilla y pedirles a sus empleados que la envíen por correo electrónico para el siguiente paso.

Ingrese a los flujos de trabajo de Nanonets

Plataforma abierta Nanonets. (¡Cree una cuenta gratuita si aún no lo ha hecho!)

Entrene un modelo de OCR personalizado cargando 10 documentos de muestra de su formulario de solicitud de compra.

Una vez que el modelo de OCR funcione según sus requisitos, puede pasar a la sección de flujo de trabajo para configurar la siguiente automatización.

Automatice la importación de documentos

Puede recibir archivos de correo electrónico, API, Google Drive, Zapier, OneDrive y más.

Pida a sus empleados que envíen el formulario de solicitud de compra a la fuente de datos en particular. NAnonets recogerá automáticamente los documentos para el siguiente paso.

Establecer el primer conjunto de cheques.

Tan pronto como el documento ingrese, pasará por el modelo OCR para extraer el texto. En este punto, puede usar las opciones de mejora de datos para asegurarse de que todos sus datos estén en un formato adecuado.

Aparte de eso, también puede agregar puntos de verificación basados ​​en reglas, como si se menciona un código de artículo en particular o si falta la cantidad. Los documentos marcados se enviarán al empleado para que los revise y rellene.

Configurar flujos de trabajo de aprobación

Una vez que se verifica el documento, puede que todas las partes interesadas que necesiten leer y aprobar el documento. Solo cuando se reciban todas las aprobaciones, los documentos pasarán al siguiente paso.

Envíalo a la siguiente etapa.

Después de las aprobaciones, los documentos pueden pasar al siguiente paso, donde se creará una orden de compra digital.

Con este flujo de trabajo básico, puede manejar todos los requisitos de solicitud de compra.

Publicar, integrar y medir

Una vez que haya completado los pasos anteriores, debería poder publicar, integrar y medir el éxito de su nuevo proceso de solicitud de compra.

Mida qué tan bien es el rendimiento de su flujo de trabajo y use estos datos para mejorar la experiencia del usuario a través de iteraciones de diseño y desarrollo.


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Conclusión

Varios departamentos de cada empresa ocasionalmente requieren recursos, desde suministros de oficina estándar hasta materias primas, maquinaria y servicios. Aunque la compra es una práctica común, la forma en que una organización la maneja varía. Por ejemplo, los pedidos directos a los proveedores por parte de los gerentes departamentales o de línea dentro de una organización pueden generar costos más altos y un mayor fraude en los gastos.

Por esta razón, muchas empresas requieren un proceso de solicitud de compra simplificado con procedimientos de aprobación claramente definidos.

Preguntas más frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre PO y PR?

Solicitud de compra

Orden de compra

Una solicitud de compra es un documento interno que crea un empleado para buscar la adquisición de productos o servicios de un proveedor externo. Una vez que el director del departamento ha aceptado el documento, el departamento de finanzas y el cotejo triple, se puede utilizar una orden de compra para adquirir productos o servicios.

La orden de compra, a veces denominada PO, es un documento externo que documenta los detalles de una transacción real. Una vez que se acepta una solicitud de compra, el departamento de compras produce la orden de compra. Otro personal puede completar órdenes de compra para su aprobación si una empresa no utiliza solicitudes de compra.

Las solicitudes de compra incluyen la información necesaria antes de realizar una compra, en caso de que se autorice, incluida

Las órdenes de compra contienen toda la información requerida tanto por su empresa para registrar la transacción como por el proveedor para completar el pedido:

  • Nombre de su organización

  • Nombre del contratista que realizó el pedido

  • Fecha de la fundación de PO

  • Cantidad y costo de los artículos.

  • Condiciones de pago

  • Firmas de todas las partes involucradas

Todos los empleados pueden preparar una solicitud de compra. Sin embargo, es fundamental que los miembros del personal comprendan el proceso de compra y sigan los procedimientos al preparar una solicitud de compra.

Después de otorgar una solicitud de compra, el departamento de compras emite una orden de compra. Cualquier miembro del personal puede enviar una orden de compra para que la revise la gerencia sin solicitudes de compra.



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